|
Commercieel e-mailen: kort en bondig
|
E-mailen.. het is niet meer weg te denken uit de (zaken)wereld. Ook het commerciële e-mailen
neemt steeds grotere vormen aan. Zowel Dell (www.dell.com)
als Sun Microsystems (www.sun.com) deden nuttige
onderzoeken naar commercieel e-mailen.
Uit het eerste onderzoek blijkt dat tekst op een scherm 20% moeilijker te lezen is dan op papier.
Uit het tweede onderzoek blijkt dat ook (commerciële) e-maillezers de tekst scannen, op zoek
naar zogenaamde key-words.
In veel literatuur over e-mail wordt begonnen met het geven een overzicht van de vaste delen
van een (zakelijk) e-mailbericht Zo noteert De magische mediamix (2001) onderstaande vaste
delen en geeft daarbij nuttige tips:
Met deze kennis in het achterhoofd geven we enkele tips zodat met uw commerciële e-mail uw
doel bereikt wordt.
|
Breng structuur aan
In een e-mailprogramma, zoals outlook, kun je mappen aanmaken. Doe dat. En submappen.
|
|
Check je e-mail op vaste momenten
Check je mail twee tot driemaal op een dag op vaste tijdstippen. Handel je mail direct af
(indien mogelijk) en archiveer of verwijder deze mail, zodat je inbox hierdoor geen vervuiling heeft.
|
|
Pleeg regelmatig onderhoud
Neem wekelijks de tijd om mail te archiveren / op te ruimen en je prullenbak te legen. Als je dit consequent
doet, kost het weinig tijd en blijft je inbox op orde en je mappen actueel. Je inbox raakt niet vol en je
computer blijft snel.
|
|
Wel doen
-
Formuleer helder en beknopt, zodat een ontvanger direct begrijpt wat je bedoelt,
zo voorkom je onnodig heen en weer ge-mail
-
Schrijf in de onderwerpregel duidelijk wat de inhoud is (ook gemakkelijker terug te vinden)
-
Maak afspraken met collega‘s over afhandeling e-mail bij afwezigheid en stel je afwezigheidassistent in
-
Reageer binnen 24 uur (desnoods dat de mail in behandeling is)
-
Vermeld het als een bericht slecht ter informatie, ter voorbereiding, interne mededeling etc. bedoeld is
|
|
Niet doen
-
Stuur geen ellenlange e-mail, hou het overzichtelijk voor de ontvanger
-
Vermijd onnodige CC‘s en gebruik van replay to all, gebruik BCC voor grote
adresbestanden zodat men niet eerst een hele rij namen ziet
-
Wees voorzichtig met emoties in je e-mail, probeer zakelijk te blijven
-
Reageer binnen 24 uur (desnoods dat de mail in behandeling is)
-
Geef aan als iets grappig bedoeld is ;-)) Humor wordt niet altijd juist begrepen
|
|
|
Zijn het steeds dezelfde mensen die je een mail sturen?
Zorg dat deze mensen je bellen, hou een bilateraal met deze mensen zodat ze minder mailen en
toch hun aandacht krijgen.
|
|
CC alleen naar die mensen waarvan het echt nodig is, scheelt een hoop vervuiling in de inbox
|
|
Schrijf duidelijke mails, stel jezelf de volgende vragen:
-
Wat wil ik bereiken met deze tekst?
-
Wie wil ik wat precies zeggen?
-
Voor wie is deze boodschap
-
Hoe zeg ik het (toonzetting)
-
Wanneer wil ik graag antwoord?
|
|
Open je mail niet vaker dan vier keer per dag. ‘s Morgens, een keer voor de lunch,
een keer na de lunch en dan nog een keer een uurtje voordat je naar huis gaat.
|
|
Kortom: de meeste lezers scannen een (commerciële) e-mail in plaats van deze grondig te lezen.
Hoe het kort en bondig.
|
|
|
|
