 |
|
Tips voor zakelijke correspondentie per e-mail
|
Algemene eisen die anno 2005 gesteld worden aan correspondentie worden in de handboeken
met gulle hand gegeven. In grote lijnen komen deze eisen of richtlijnen allemaal op
hetzelfde neer:
-
een e-mailbericht vraagt om een snelle reactie;
-
en wel om een inhoudelijk relevante reactie, dus geen standaardreactie;
-
de reactie moet passen bij de relatie. Maak het persoonlijk en toon respect.
De trend in zakelijke correspondentie is persoonlijk contact;
-
zorg voor voldoende aandacht voor het relationele aspect;
-
de boodschap moet passen bij de stijl van de organisatie;
-
de tekst moet foutloos zijn.
|
Wanneer e-mail, wanneer een faxbericht en wanneer een brief?
Tips... haalt u uit de matrix.
Het gebruik van een brief, fax of een e-mailbericht is afhankelijk van de situatie.
|
|
Situatie |
E-mail |
Fax |
Brief |
|
Beschikbaarheid |
In huidige zakelijke omgeving over het algemeen goed |
In huidige zakelijke omgeving over het algemeen goed |
Zeer goed |
|
Vertrouwelijkheid |
Bij persoonlijk mailadres hoog, maar wel afhankelijk van afspraken in het bedrijf |
Zeer matig |
Hoog |
|
Leeskwaliteit, lay-outmogelijkheden, representativiteit |
Afhankelijk van de mogelijkheden van de ontvanger |
Zeer matig |
Zeer goed |
|
Snelheid |
Zeer hoog. In principe sturen en ontvangen binnen enkele seconden |
Hoog. In principe sturen en ontvangen binnen enkele seconden |
Redelijk.Binnen Nederland zit er in beginsel een dag tussen sturen en ontvangen. EMS is sneller |
|
Mogelijkheid tot bijsluiten van documentatie |
Goed, maar pas op met te grote bestanden |
Goed voor papieren versies, maar alleen bij klein aantal pag. |
Zeer goed, met name voor papieren versies in afwijkende formaten, kleuren of groot aantal pagina‘s |
|
Correctheid |
Grotere foutgevoeligheid |
Goed |
Zeer goed, brieven worden vaak gecontroleerd |
|
Rechtsgeldigheid |
Laag |
Redelijk |
Hoog |
|
Interactiviteit |
Redelijk |
Laag |
Laag |
|
Kosten |
Laag |
Laag |
(Relatief) hoog |
|
|
Beex, N. (2001:14) De magische mediamix |
|
|
Met welk doel gebruik je e-mail, fax of brief?
Tips haalt u uit de matrix....
De vraag die zich nu voordoet is, welk medium is geschikt voor welke toepassing. Het antwoord
op de vraag voor welk doel gebruiken we welk medium is te vinden in onderstaande matrix:
|
|
Doel |
E-mail |
Fax |
Brief |
|
Snelle informatie aanvragen |
Ideaal |
Geschikt |
Niet geschikt |
|
Praktische informatieoverdracht, bevestigingen, inschrijvingen etc. |
Ideaal |
Ideaal |
Geschikt, evt. als extra bevestiging na versturen van fax of e-mail |
|
Verzending van bestaande documenten, routebeschrijvingen, folders, artikelen etc. |
Alleen als het elektronisch kan |
Zeer geschikt, eventueel in combinatie met verzending van originelen via post |
Ideaal |
|
Spoedeisende opmerkingen |
Ideaal |
Geschikt |
Niet geschikt |
|
Offertes, contracten, opdrachtbevestigingen |
Geschikt in combinatie met verzending van originelen per post |
Geschikt in combinatie met verzending van originelen per post |
Ideaal, vooral wanneer rechtsgeldigheid van belang is |
|
Mailings met drukwerk |
Niet geschikt |
Niet geschikt |
Ideaal |
|
Mailings zonder drukwerk |
Erg direct, maar daardoor hoge irritatiefactor |
Ziet er goedkoop uit |
Ideaal |
|
Persoonlijke en vertrouwelijke documenten |
Geschikt bij persoonlijke e-mailadressen |
Niet geschikt |
Ideaal |
|
Officiële besluiten |
Eventueel geschikt voor snelle toezending, maar altijd in combinatie met verzending van originelen per post |
Niet geschikt |
Ideaal |
|
|
Beex, N. (2001:16) De magische mediamix |
|
|
|
|
|
|
