Netiquette


Netiquette: omgangsvormen en e-mailberichten

Regelmatig verschijnen er in taaltijdschriften en tijdschriften voor het zakenleven artikeltjes met tips voor het gebruik van e-mail. Immers, iedereen begint maar met e-mailen, maar men is nauwelijks geïnstrueerd. Er is behoefte aan goede raad. Er is behoefte aan omgangsvormen, aan een netiquette.

E-mail is enerzijds ingeburgerd, maar anderzijds nog nieuw. Hierdoor bestaan er nog weinig conventies. Zakelijk e-mailen valt te vergelijken met corresponderen en dus vraagt dat om een briefopbouw en om conventies zoals die gebruikt worden bij corresponderen per brief. Toch blijft staan dat e-mail sneller en vluchtiger is dan een gewone brief en dat e-mail van het scherm wordt gelezen en niet van papier

In veel literatuur over e-mail wordt begonnen met het geven een overzicht van de vaste delen van een (zakelijk) e-mailbericht. Zo noteert De magische mediamix (2001) onderstaande vaste delen en geeft daarbij nuttige tips:

Bedenk een heldere onderwerpregel, zodat de ontvanger in een oogopslag ziet waar het bericht over gaat.

 

Maak de aanhef als in een brief: geachte

 

De inhoud van het bericht kan gemaakt worden conform de standaardformule, namelijk: inleiding, kern, afsluiting. Kom snel ter zake. Je hebt maar 25 regels op een scherm.

 

Noteer relevante afzendergegevens. Gebruik hiervoor de elektronische handtekening en vergeet hierbij het bedrijfsprotocol niet.

 

Gebruik geen P.S. (Post Scriptum). De ervaring leert dat alles na de ondertekening niet wordt gelezen.

 

Een zogenaamde disclaimer hoort helemaal onderaan.(Met het gebruik van een disclaimer neemt afzender afstand van juridische consequenties die uit het e-mailbericht zouden kunnen volgen.)

 

De lay-out van een e-mailbericht is zeer beperkt. Gebruik in ieder geval korte alinea‘s en witregels daartussen. Gebruik ook tussenkopjes en nummer opeenvolgende onderwerpen. Gebruik bij voorkeur een schreefloze letter.

 
Behalve dat er aandacht wordt gegeven aan de vaste delen van een e-mailbericht, valt er ook wat op te merken over omgangsvormen rondom het e-mailen. Zo staan in Het groot taal- en manierenboek voor op het werk (1999) de volgende aanbevelingen:
 




 

Nog meer tips voor omgangsvormen bij het e-mailen, oftewel netiquettetips

E-mailverkeer is snel, reageer altijd direct en zeker binnen 24 uur, desnoods met een standaardbericht.

 

Gebruik zonodig de optie "prioriteit".

 

Geef jouw informatie de juiste context.

 

Hou het kort, maar pas op, botheid ligt op de loer.

 

Zakelijke e-mailberichten als brief structureren.

 

Stijl: vaak losser dan in een brief, maar pas op, blijf vriendelijk, positief, direct en gebruik de u-vorm.

 

Let op spelling en tekstafwerking. Veelal is het eerste zakelijke contact per e-mail. Tip: maak je tekst aan in Word en knip en plak het vervolgens naar je e-mailbericht.

 

Emoties eerst laten afkoelen alvorens je aan het e-mailen slaat.

 

Gebruik geen emoticons in het zakelijke e-mailverkeer.

 

Gebruik geen acroniemen in het zakelijke e-mailverkeer.

 

Tip: maak uw tekst aan in Word en knip en plak het vervolgens naar uw e-mailbericht. Omslachtig? Jazeker, maar wel foutloos.

 
E-mailprogramma‘s hebben vele handige opties. Hieronder volgen er een paar. Gebruik ze!
 
Opties in het belang van omgangsvormen bij het e-mailen

Oorspronkelijk bericht invoegen. Doe dit niet eindeloos, want dan ontvangen mensen ellenlange ketens van brieven. Het voordeel van een dergelijke keten is wel dat er een archief ontstaat. Let er ook op of de titel van het onderwerp de lading blijft dekken.

 

CC-BCC (CC: iedereen ziet aan wie het bericht ook verstuurd wordt. BCC: je ziet niet wie verder dit bericht ontvangen hebben).

 

Bericht doorsturen (forward). Let op privacy, copyright en snowballmails.

 

Reply all: post wordt naar alle CC‘s gestuurd.

 

Prioriteit aangeven: laag, standaard of hoog. Hoog kan irritatie opwekken. Laag is vragen om ellende.

 

Actie vermelden: gebruik de follow-up flag. Gebruik deze met mate.

 

Out of office-reply: hiermee geeft de ontvanger aan niet aanwezig te zijn.

 

Mailgroepen samenstellen.

 

Je kunt bijlagen (attachments) meesturen. Geef altijd een toelichting, nooit groter dan 1,5 mb, stuur geen flauwekul en grappen door.

 

Verstuur uw bijlagen in een RTF-bestand. Dan kunnen gebruikers van alle besturingssystemen uw bijlage probleemloos openen.