Zakelijke correspondentie, per e-mail of brief?

Zakelijke correspondentie per e-mail of gewone post?

We mailen wat af met zijn allen. Kom je na een paar dagen vakantie terug op je werk, is je e-mailbox propvol. Gelukkig kun je meer dan de helft met 1 druk op de knop deleten…

Behalve e-mail bestaat er nog zoiets als de gewone post. Sommige zaken laten zich nu eenmaal beter zeggen of regelen per gewone brief. Over welke zaken hebben we het? In onderstaande matrix kunt u lezen wat u wel en wat u beter niet per mail verstuurt.

Een aandachtspunt is de correctheid van e-mailtjes. Onderzoek ** wijst uit dat veel e-mailtjes ongelezen, dus met fouten, de deur uitgaan. Voor brieven per post is iedereen er wel achter dat je een brief eerst door een ander laat lezen. Doe dat ook met een e-mail. Datzelfde onderzoek wijst namelijk ook uit dat een e-mail met spelfouten een lagere respons heeft dan een foutloos e-mailbericht.




 
Wanneer een e-mail, wanneer liever een brief?
Het gebruik van een brief of een e-mailbericht is afhankelijk van de situatie.

Situatie E-mail Brief
Beschikbaarheid In huidige zakelijke omgeving goed Zeer goed
Vertrouwelijkheid Bij persoonlijk mailadres hoog, maar wel afhankelijk van afspraken in het bedrijf Hoog
Leeskwaliteit, lay-outmogelijkheden, representativiteit Afhankelijk van de mogelijkheden van de ontvanger Zeer goed
Snelheid. Zeer hoog. In principe sturen en ontvangen binnen enkele seconden. Redelijk. Binnen Nederland zit er in beginsel een dag tussen sturen en ontvangen.
Mogelijkheid tot bijsluiten van documentatie. Goed, maar pas op met te grote bestanden. Zeer goed, met name voor papieren versies in afwijkende formaten, kleuren of groot aantal pagina‘s.
Correctheid. Grotere foutgevoeligheid. Zeer goed, brieven worden vaak gecontroleerd.
Rechtsgeldigheid. Laag. Hoog.
Interactiviteit. Redelijk. Hoog.
Kosten. Laag. (Relatief) hoog.

Beex, N. (2001:14) De magische mediamix
 





 

Met welk doel gebruik je e-mail of brief?
De vraag die zich nu voordoet is, welk medium is geschikt voor welke toepassing. Het antwoord op de vraag voor welk doel gebruiken we welk medium is te vinden in onderstaande matrix:

Doel E-mail Brief
Snelle informatie aanvragen. Ideaal. (Relatief) Niet geschikt.
Praktische informatieoverdracht, bevestigingen, inschrijvingen etc. Ideaal. Geschikt.
Verzending van bestaande documenten, routebeschrijvingen, folders, artikelen etc. Alleen als het elektronisch kan. Ideaal.
Spoedeisende opmerkingen. Ideaal. Niet geschikt.
Offertes, contracten, opdrachtbevestigingen. Geschikt in combinatie met verzending van originelen per post. Ideaal, vooral wanneer rechtsgeldigheid van belang is.
Mailings met drukwerk. Niet geschikt. Ideaal.
Mailings zonder drukwerk. Erg direct, maar daardoor hoge irritatiefactor. Ideaal.
Persoonlijke en vertrouwelijke documenten. Twijfelachtig. Geschikt bij persoonlijke e-mailadressen. Ideaal.
Officiële besluiten. Eventueel geschikt voor snelle toezending, maar altijd in combinatie met verzending van originelen per post. Ideaal.

Bron: Beex, N. (2001:16) De magische mediamix
Bron: Paardenvijgen in een brievenbus, scriptie Nederlandse taal en cultuur, 2004. Door Annet Kooijmans