E-mailen en omgangsvormen


E-mailen en omgangsvormen?
De zin of onzin van e-mail-etiquette

Geef me één regel van uw schrift en ik zal u laten hangen

 
Ergert u zich ook aan al die fouten in de e-mailtjes die u ontvangt? Stoort u zich ook aan de toon? Kortaf en informeel. Alsof u samen met de schrijver geknikkerd hebt, terwijl het tegendeel waar is? Is het de hoogste tijd dat we wat omgangsvormen in acht nemen tijdens het e-mailen? Over de geschiedenis van omgangsvormen in de correspondentie gaat dit artikel. Met behulp van regels en tips krijgt u tips voor fatsoenlijke e-mailtjes. Want het antwoord op de vraag of e-mailen en omgangsvormen samen gaan, is volmondig JA.




Omgangsvormen
Van Dale (1999) schrijft achter het begrip ‘omgangsvormen‘: vormen die in de omgang met mensen in acht genomen of vereist worden. Uitgangspunt van het omgangsvormenboek dat Schoevers Opleidingen hanteert, ‘Hedendaagse omgangsvormen‘ (1995), is dat omgangsvormen regels zijn waarbij het ‘vaak heel prettig is als we volgens bepaalde afspraken handelen.‘ (pag.7). Omgangsvormen zijn er om de ander op zijn of haar gemak te stellen. Omgangsvormen zijn aan veranderingen in de maatschappij onderhevig. Omgangsvormen veranderen mee met de verschuivingen van waarden, normen en communicatiemogelijkheden. E-mailen en omgangsvormen hebben dus wel degelijk met elkaar te maken.

Zoo hoort het… in 1954
Toos Post schreef in Zoo hoort het (jaartal onbekend, maar getuige de spelling voor 1954) zowel over uiterlijk als inhoud van de brief. Van haar is het citaat dat hierboven uitvergroot is: ‘geef me een regel van uw schrift en ik zal u laten hangen‘. Dit citaat wordt door haar aangeduid als een gevleugelde uitdrukking. Haar boek is geschreven in een tijd waarin iedere brief met de hand geschreven werd. Zij waarschuwt de schrijver er dan ook voor ‘dat schriftkundigen zoo knap zijn uit enkele regels ongedwongen handschrift iemands karakter te kunnen bepalen.‘ Over het uiterlijk van de brief schrijft zij verder: ‘De keurige en flinke brieven getuigen in het algemeen genomen van goede opvoeding en welgemanierdheid, terwijl de eigenaardig persoonlijke schrijfwijze ons menigmaal nog verrassende vondsten over zielefijnheid, goedheid, geestigheid en andere waardevolle eigenschappen bezorgt. Trouwens, de afzender van elken met zichtbaren zorg behandelden brief, waaruit achting spreekt – ook al zou de zinsbouw wat onbeholpen wezen – wordt onder de wellevende menschen gezocht. Zijn schrijven zal bij den ontvanger daarvan de verhoopte prettige stemming veroorzaken.‘ (Pag. 100) Dit is interessant. Zorg voor een brief acht Post belangrijker dan zinsbouw. Ook vooronderstelt zij met de laatste opmerking dat een brief kennelijk altijd (mede) bedoeld is een prettige stemming te veroorzaken. Terugdenkend aan het idee dat omgangsvormen de bedoeling hebben om de ander op het gemak te stellen, heeft Post het raak geformuleerd, maar of we daar in deze tijd nog wat mee kunnen en willen? Is ieder e-mailtje bedoeld om de ander in een prettige stemming te brengen? In ieder geval hoeven we een ander niet onbedoeld in een vervelende stemming te brengen. Nogmaals, e-mailen en omgangsvormen horen wel degelijk bij elkaar.



Zo hoort het nu…
In het boek Omgangsvormen (1991) wijdt Jeanne Eberson-Sars een heel hoofdstuk aan het onderwerp ‘correspondentie‘. Behalve dat ze vindt dat een brief er verzorgd uit moet zien, gaat zij ook in op de inhoud van een brief. Zij waarschuwt voor het versturen van brieven die in woede zijn geschreven. Terwijl Eberson dit boek schrijft, heeft de schrijfmachine haar intrede gedaan. Zij adviseert privé-correspondentie met de hand te schrijven, bij voorkeur met een vulpen. Het gebruik van de schrijfmachine is volgens Eberson onpersoonlijk: ‘Schrijft u wel de aanhef en de laatste zin van uw brief evenals de ondertekening met de hand‘ (pag.104).

Enkele regels (die ook nu nog gelden):

– nooit mv. maar voluit mevrouw etc.
– voorletters onbekend? Dan Van met hoofdletter: mevrouw Van der Molen
– een brief aan een echtpaar wordt gericht aan de heer en mevrouw Achternaam-Achternaam of De heer en mevrouw K. Achternaam.

 
In 1995 vond Schoevers het tijd worden een nieuw omgangsvormenboek tijdens de lessen te gebruiken, geschreven door E. Groothof. Groothof introduceert de grafische ontwerpen die het briefpapier iets eigens kunnen geven, daarbij rekening houdend met huisstijl en logo. Door het gebruik van de pc ontdekt Groothof tot zijn verrassing dat de gewone typemachine kennelijk iets persoonlijks had, persoonlijker dan de brieven die van de printer afrollen. Brieven zijn steeds meer op elkaar gaan lijken. Hij adviseert dan ook bij het gebruik van de pc te kiezen voor een herkenbare lay-out.

Nog altijd blijven bepaalde brieven met de hand geschreven worden. Denk hierbij aan condoleancebrieven, felicitatiebrieven en bedankbrieven. Brieven dus, waarin de afzender werkelijk persoonlijke gevoelens wil overbrengen.

Regels die gelden voor iedere vorm van communicatie met geschreven tekst:

Benader elk schrijven, een brief of een e-mail, dat u doet uitgaan op de emotionele waarde voor de ontvanger; probeer u in de ontvanger in te leven: is dit goed nieuws of niet? Is hij gevoelig voor kritiek? Hoort hij graag complimenten?

 

Probeer ook in zakelijke brieven, zelfs standaardbrieven en dus ook in e-mailtjes, iets persoonlijks te leggen.

 

Wees oprecht.

 
Inez van Eijk schreef Etiquette van a tot z en Het groot taal- en manierenboek voor op het werk. Zij pleit voor het formuleren van een boodschap zo duidelijk en zorgvuldig mogelijk. Ook voor een medium als e-mail vindt zij dat respect en zorgvuldigheid wel degelijk een rol spelen.‘ Je moet je inleven in de ander‘, zegt zij.
We kunnen dus rustig concluderen dat e-mailen en omgangsvormen net zo goed samengaan als briefschrijven en omgangsvormen. Ook nu. Of juist nu!

E-mailtips:

1. Leef je voldoende in de ander in. Ga na wat je zelf niet zou willen en zorg ervoor dat de ander dat ook niet hoeft mee te maken.
2. Doe het een beetje kalm aan. Neem de tijd, zodat je het aantal fouten tot een minimum kunt beperken.